Jak pracować z ekspertem?

Bez udziału eksperta opracowanie wartościowego kursu e-learningowego jest praktycznie niemożliwe, gdyż to przede wszystkim od eksperta zależy „pakiet wiedzy”, jaki trafi do kursu. Te informacje, po opracowaniu przez scenarzystę i metodyka (często w jednej osobie), stają się podstawą wszystkich rozwiązań szkoleniowych wykorzystanych w kursie. Poza opracowaniem treści szkoleniowych, ekspert pomoże również dopracować cele kursu i zapewni wartościowy feedback na temat kolejnych etapów powstawania szkolenia.

Upraszczając maksymalnie – możemy mieć do czynienia z dwiema możliwościami: dostawcą merytoryki jest sam Klient, dostawcą merytoryki jest ekspert „zewnętrzny”.

Jeśli dostawcą merytoryki jest sam Klient, obie strony znajdują się w komfortowej sytuacji. Do scenarzysty-metodyka trafia dokładnie taki pakiet informacji, jaki Klient chce znaleźć w swoim szkoleniu. Jest to wiedza wypracowana w danej organizacji, często dla niej specyficzna i odpowiadająca potrzebom przyszłych użytkowników szkolenia.

Jeśli dostawcą merytoryki jest ekspert zewnętrzny, sytuacja dostawcy szkolenia bardziej lub mniej się komplikuje, gdyż otrzymanie od eksperta takiego materiału i wsparcia, jakiego się potrzebuje, nie zawsze jest proste. Dostawcą materiału merytorycznego do szkolenia może być trener (coach) z danej dziedziny, może to również być praktyk, który korzysta ze swojej wiedzy codziennie, wykonując swoją pracę. W pierwszym przypadku możemy mieć nadzieję, że człowiek, który zawodowo trudni się przekazywaniem wiedzy będzie umiał ją przelać „na papier” (czy też raczej „na klawiaturę”). Nic bardziej mylnego. Materiał przygotowany przez osobę przyzwyczajoną do przekazywania jej odbiorcom osobiście, podczas szkolenia „stacjonarnego” może mieć niewiele wspólnego z materiałem potrzebnym do pracy nad szkoleniem e-learningowym. Rzecz jasna, praktyk również może mieć trudności z posługiwaniem się jakże trudnym językiem polskim. Ekspert niezwiązany z branżą edukacyjną może być całkowicie nieświadomy, jakich informacji potrzebuje przyszły użytkownik szkolenia, aby nabyć wymagane umiejętności. Trudno jest mu zrozumieć, że kurs nie musi zawierać wszystkiego, co wie na dany temat i wszystkie informacje klasyfikuje jako „ważne”.

Co więc zrobić, aby współpraca z ekspertem przebiegała bez zakłóceń? Kluczem jest (jak zwykle) komunikacja, która „can make or break your projects”.

Ekspert dysponuje informacjami, których potrzebujemy. Trzeba je po prostu z niego wydobyć. Pierwszym krokiem jest weryfikacja celów szkoleniowych i ustalenie z ekspertem, jakiej wiedzy potrzebują przyszli użytkownicy kursu, aby cele te zostały spełnione. Co istotne – nigdy nie należy lekceważyć problemów z objętością materiałów. Zarówno zbyt krótki, jak i zbyt obszerny materiał mogą „położyć projekt” (tzn. szkolenie nie będzie wartościowe dla jego przyszłych użytkowników). Należy więc wyjaśnić ekspertowi, że użytkownikom wystarczy ta wiedza, która, zgodnie z założeniami kursu, pozwoli im wykonywać ich pracę lub nabyć daną umiejętność. Innymi słowy, jeśli jakaś informacja nie jest konieczna dla osiągnięcia tego celu – rezygnujemy z niej. Odpowiadamy więc na pytanie: Czy użytkownik wykorzysta informację? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, nie umieszczamy informacji w szkoleniu.

Problem może pojawić się również, gdy od eksperta dostaniemy pakiet konkretnych, ale „suchych” danych, bez opisującego je komentarza. Załóżmy, że mamy do czynienia z procedurą postępowania obowiązującą w jakiejś branży. Ekspert przekazał nam kolejne kroki tej procedury, stwierdzając, że ich znajomość pozwoli użytkownikom prawidłowo wykonywać ich obowiązki. Możemy przekazać tę wiedzę naszym użytkownikom w takiej formie, w jakiej ją otrzymaliśmy, ale czy rzeczywiście będą oni w stanie przyswoić wymaganą umiejętność? Odpowiedź brzmi „nie”. Sama znajomość procedury nie wystarczy, konieczne jest jej zrozumienie. W tym pomogą przykłady „z życia”, tzw. case study, ale ekspertowi może być trudno zrozumieć, dlaczego oczekujemy tych przykładów od niego, zamiast opracować je samodzielnie, na podstawie procedury.

Dwight V. Swain w swoim podręczniku pisarskim opisał pracę z ekspertem następująco:

Praca z ekspertem jest prosta, trzeba tylko znaleźć w sobie zgodę na występowanie w roli idioty. (…) Trzeba zadawać wszystkie pytania, jakie przyjdą nam do głowy, nawet te najgłupsze, nie zważając na piorunujący wzrok eksperta i nie przejmując się podszytymi złośliwością odpowiedziami. Postępując zgodnie z tą radą, utwierdzimy co prawda naszego specjalistę w przekonaniu, że miał do czynienia z kompletnym idiotą, ale sami zdobędziemy skrupulatnie skatalogowaną zawartość jego głowy.

Jest to oczywiście (w pewnym stopniu) hiperbola, ale trafiająca w sedno – żeby dostać od eksperta to, czego potrzebujemy musimy przyznać się do swojej niewiedzy. W przytoczonym wyżej przykładzie – przede wszystkim do nieznajomości realiów środowiska, którego dotyczy szkolenie. Pomocne może okazać się przygotowanie przez scenarzystę case study do przekazanej procedury i pokazanie jej ekspertowi. Ekspert zapewne trochę się pośmieje ze sztucznego języka i kompletnego oderwania przykładu od rzeczywistości, ale zrozumie sedno problemu. I da nam to, czego potrzebujemy, aby przygotować kurs, który spełni potrzeby użytkowników.

Warto zauważyć, że jeśli ekspert, zazwyczaj osoba bardzo zajęta, nie zaangażuje się w projekt, może on utknąć w martwym punkcie. W związku z tym szacunek dla cennego czasu eksperta jest rzeczą niezwykle istotną. Na początek przydadzą się wytyczne do przygotowania wkładu merytorycznego, rzecz jasna opracowane z uwzględnieniem celów szkoleniowych. Dzięki nim ekspert będzie w stanie określić zakres materiału oraz czas, jakiego potrzebuje na jego opracowanie. Przy większych projektach materiały można przygotowywać i omawiać stopniowo. Jednym z większych błędów, jakie możemy popełnić, jest przekazanie ekspertowi informacji, że przygotowanemu przez niego materiałowi „czegoś jeszcze brakuje”. Taki komunikat trudno nazwać konstruktywnym feedbackiem. Z pewnością nie podpowie on ekspertowi, w jakim kierunku powinny pójść prace nad dopracowaniem materiału, za to może spowodować frustrację i niechęć do tematu. Do rozmowy z ekspertem należy się więc dobrze przygotować i opracować listę pytań i/lub wątpliwości, na które odpowiedzi bądź wyjaśnień potrzebujemy. W ten sposób zaoszczędzimy czas swój i eksperta, równocześnie pokazując, że angażujemy się w pracę nad jakością materiałów i nie przerzucamy całej odpowiedzialności na „dostawcę merytoryki”.

Podsumowując, dzięki efektywnej komunikacji i współpracy z ekspertem zapewnimy sobie dokładnie taki materiał, jakiego potrzebujemy, żeby nasz kurs realizował założone cele szkoleniowe. Pamiętajmy jednak, że komunikacja nie za każdym razem przebiega bez przeszkód: nie zawsze mówimy dokładnie to, co mamy na myśli, a inni nie zawsze słyszą, to, co właśnie powiedzieliśmy. Dobrą praktyką jest więc zarówno powtórzenie wszystkich uzyskanych podczas rozmowy informacji, jak i przygotowanie podsumowującej notatki lub e-maila. W razie jakichkolwiek przeinaczeń zostaną one szybko wyłapane i „naprostowane”.

Bibliografia